จากบล็อคที่แล้วผู้เขียนได้เล่าถึงที่มาที่ไปคร่าวๆ ของการพัฒนาฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยาจนออกมาเป็นเวอร์ชั่นปัจจุบัน ครั้งนี้จะขอขยายความเบื้องหลังของการเกิดฐานข้อมูลอีกสักนิดว่า หลังจากที่ฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยาได้เปิดให้บริการมาครบ 5 ปี เราได้ทบทวนการทำงาน ระบบการจัดการข้อมูลต่างๆ ตลอดจนเสียงสะท้อนจากผู้ทำงานและผู้ใช้ พบว่าฐานข้อมูลของเรามีปัญหา 3 ประเด็นใหญ่ๆ คือ

        1.ไม่มีการอธิบายข้อมูลแบบเป็นช่วงชั้น ขาดบริบทในการอธิบายการเกิดของเอกสารแต่ละหมวดหมู่

        2. ไม่ได้มีการใช้ระบบการให้เมทาเดทาที่เป็นมาตรฐาน ดังนั้นเมื่อเกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคลังข้อมูลดิจิทัลด้วยกัน จึงเกิดความซับซ้อนตามมามากมาย

        3. สืบค้นเอกสารได้ค่อนข้างยาก

          ด้วยเหตุนี้ เราจึงเริ่มทบทวนระบบการจัดการเอกสาร การให้เมทาเดทา และการให้คำอธิบายเอกสาร รวมไปถึงระบบการค้นคืนเอกสาร เราใช้เวลาสักพักเพื่อศึกษาระบบการจัดการเอกสารจดหมายเหตุจากหลายๆ หอจดหมายเหตุของต่างประเทศ รวมถึงศึกษาชุดเมทาเดทาที่เป็นมาตรฐาน ท้ายที่สุด เราพบว่าระบบที่สามารถนำมาจัดการชุดเอกสารจดหมายเหตุได้ดีที่สุดในขณะนี้ คือ ระบบ ISAD(G) หรือชื่อเต็มๆ ว่า General International Standard Archival Description

          ระบบ ISAD เวอร์ชั่นแรกถูกใช้ในปี ค.ศ.1993/1994 ซึ่งเป็นเวอร์ชั่นที่พัฒนามาจากร่างในปี 1990 โดยการหารือกันของ the AdHoc Commission on Descriptive Standards จากนั้นในปี ค.ศ.2000 สมาคมจดหมายเหตุสากลได้ทำการปรับแก้ใหม่เป็นฉบับที่2 และใช้มาจนถึงปัจจุบันคือ ISAD(G)

         ISAD(G) คือ มาตรฐานการให้ข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุที่ได้รับการยอมรับจากสมาคมจดหมายเหตุสากล (the International Council on Archives (ICA/CIA) ว่าเป็นมาตรฐานในการจัดระบบเอกสารจดหมายเหตุ โดยมาตรฐานนี้จะระบุว่าการให้ข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุมีองค์ประกอบ (elements) และกฎ (rules) อะไรบ้าง

         การจัดระบบและการอธิบายเอกสารจะเริ่มจากชุดเอกสารที่เป็นกลุ่มใหญ่ที่สุดคือระดับ collection ช่วงชั้นเพิ่มเติมที่ตามมาคือ series, sub-series, file, sub-file, item ตามลำดับ แต่ละช่วงชั้นต้องให้คำอธิบายเอกสาร ซึ่งการสร้างเนื้อหาต้องเชื่อมโยงกันในแต่ละลำดับ รูปแบบการปรากฎของช่วงชั้นต่างๆ อาจจะปรากฎได้ดังนี้

          สำหรับฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยา ได้ใช้เกณฑ์การแบ่ง collection เอกสารบันทึกภาคสนามตามชื่อเจ้าของเอกสาร ส่วนระดับ series, sub-series, file, และ sub-file สามารถพิจารณาได้จาก

• ปีที่ทำงานภาคสนาม
• พื้นที่ในการทำงานภาคสนาม
• ประเด็นในการศึกษา
• กลุ่มชาติพันธุ์
• ประเภทเอกสาร

การให้คำอธิบายเอกสารแต่ละช่วงชั้น

         กล่องที่ปรากฏในภาพตัวอย่าง หมายถึง หน่วยข้อมูลที่จะต้องมีการให้คำอธิบายเอกสารแบบเป็นช่วงชั้น เป็นการแสดงให้เห็นบริบทของเอกสารซึ่งนับเป็นข้อมูลสำคัญที่จะแสดงให้เห็นความแตกต่าง หรือเอกลักษณ์ของชุดเอกสาร นอกจากนี้ ข้อมูลบริบทช่วยให้นักวิจัยหรือผู้ใช้บริการเข้าใจถึงที่มาของเอกสาร การเกิด การจัดเก็บ และการส่งต่อเอกสาร ขององค์กรหรือปัจเจกบุคคลหรือกลุ่มบุคคล เพราะเอกสารคือ “ผลงาน” ของบุคคลหรือองค์กรที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมในชีวิตประจำวัน

        การสร้างข้อมูลจดหมายเหตุที่มีหลายช่วงชั้นตามระบบ ISAD(G) จะมีทั้งหมด 7 องค์ประกอบหลัก ได้แก่

1.       Identity statement area:

2.       Context Area:

3.       Content and structure area:

4.       Conditions of access and use area:

5.       Allied materials area:

6.       Note area:

7.       Description control area:

         อย่างไรก็ตามการเลือกว่าจะใช้หรือไม่ใช้องค์ประกอบใด ให้พิจารณาความเหมาะของเอกสารที่เรามีเป็นหลัก เพราะที่มาหรือบริบทของการเกิดเอกสารของแต่ละคลังจดหมายเหตุอาจมีความแตกต่างกัน ซึ่งสำหรับฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยา ได้พัฒนาองค์ประกอบการให้ข้อมูลจาก 7 องค์ประกอบหลักของระบบ ISAD(G)  และได้เพิ่มองค์ประกอบหลักที่ 8 เข้าไป คือ Access points คือการให้คำสำคัญในการสืบค้น เช่น subject access point, specific access point, และ keyword เพื่อให้ฐานข้อมูลมีการให้ข้อมูลเอกสารที่สมบูรณ์และเอื้อต่อการสืบค้นมากยิ่งขึ้น

         นอกจากนี้ ในองค์ประกอบหลักอื่นก็มีการเพิ่มองค์ประกอบย่อยเข้าไปอีก ได้แก่  Repository,  Creative Commons License (CC), Traditional Knowledge License (TK), และ Cultural Protocols ซึ่งองค์ประกอบย่อย 3 เรื่องหลัง คงจะได้เขียนถึงในคราวต่อไป เพราะมีรายละเอียดค่อนข้างมาก

         องค์ประกอบหลักและองค์ประกอบย่อยของระบบ ISAD(G)  มีความหมายและกฎการใส่ข้อมูลอย่างไร สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G).pdf